Программа автоматизированная информационно-справочная система сотрудника приемной комиссии




Скачать 128.33 Kb.
НазваниеПрограмма автоматизированная информационно-справочная система сотрудника приемной комиссии
Дата конвертации05.09.2013
Размер128.33 Kb.
ТипПрограмма


Компьютерная программа


АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ
ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ СИСТЕМА
СОТРУДНИКА ПРИЕМНОЙ КОМИССИИ
Руководство пользователя


Нижневартовск, 2009

Оглавление


Оглавление 2

Назначение и возможности программы «АИСС СПК» 3

Системные требования 4

Порядок установки и запуска программы 4

Окно программы 5

Инициализация пользователя 6

Регистрация абитуриента в «АИСС СПК» 9

Личное дело абитуриента (печать карточки) 12

Поиск абитуриента 13

Справочник Кафедры и специальности 14

Приказ о зачислении абитуриента 14

Печать нормативно-справочной информации 15



Назначение и возможности программы «АИСС СПК»


Программа предназначена для автоматизации работы приемной комиссии колледжей и техникумов. Обеспечивает выполнение всех необходимых операций по приему документов, поиску и анализу информации, составлению отчетов.

Назначением программы является автоматизация труда работника приёмной комиссии учебного заведения.

С её помощью можно заносить и в дальнейшем получать оперативный доступ к персональным данным абитуриента, имеющимся справочникам и перечню документов, требующихся для поступления.

«Автоматизированная информационно-справочная система сотрудника приемной комиссии» (далее АИСС СПК) представляет собой пользовательский интерфейс для работы с базой данных абитуриентов образовательного учреждения.

Возможности программы:

  • Прием документов от абитуриентов и их ввод в программу.

  • Добавление, поиск, просмотр, редактирование данных об абитуриентах всех форм обучения.

  • Поиск, выборка и печать списка абитуриентов в разрезе специальностей.

  • Формирование документов для проведения зачисления абитуриентов (анкета абитуриента) на первый курс и передачи дел на кафедры мастерам производственного обучения.

  • Анализ поступающих.

  • Предоставление пользователям системы прав доступа к информации об абитуриентах.

  • Печать списков абитуриентов по специальностям.

Программа обеспечивает:

  • хранение полной информации обо всех абитуриентах учебного заведения с возможностью её пополнения / изменения.

  • возможность оперативного получения подробной информации о каждом из абитуриентов.

  • автоматическое формирование и распечатку карточки абитуриента.

  • хранение информации обо всех имеющихся кафедрах и специальностях данного учебного заведения с возможностью её редактирования.

  • Поиск по базе данных абитуриентов.

  • Распечатку дополнительных документов.

  • Ведение нормативно-справочной информации: ввод, редактирование и печать справочных таблиц.

  • Формирование отчетной документации   автоматическое создание приказа на зачисление абитуриентов.

Системные требования


    1. Компьютер под управлением операционной системы Windows 98/2000/XP/Vista с установленным пакетом Microsoft Office версии 2000 и выше.

    2. Оперативная память – не менее 256 Мб.

    3. Процессор с тактовой частотой не ниже 400 MHz.

    4. Разрешение монитора – 1024 * 768 и выше.

Программа MS Excel используется для хранения данных (Ф.И.О, отделение, дата рождения и т.д.) об абитуриентах и оперативной выборки информации, поэтому ее наличие обязательно.

Программа должна иметь доступ на запись в папке, где находится файл базы данных программы.

Порядок установки и запуска программы


С диска скопируйте архивный файл «АИСС сотрудника приемной комиссии» в любую папку на жестком диске.



Рис. 1. Архив извлечения программы «АИСС СПК»

Для этого необходимо выполнить последовательность следующих действий: запустить архив; указать место извлечения файла, папку назначения (кнопка Обзор); нажать кнопку «Извлечь», (рис. 1); в папке АИСС СПК открыть файл «АИСС СПК.xls».

Компоненты программы.

При установке программа создает папки и устанавливает все необходимые файлы для ее корректной работы.

Папка для размещения программы выбирается при установке.

В этой папке размещаются файлы:

  • АИСС СПК.xls – программа,

а также создается папка Документы – для размещения шаблонов печатных форм отчетов, нормативно-справочной информации.

Окно программы


Для работы программы открывается основное окно Windows, главная форма программы. При нажатии кнопок на главной форме могут открываться вложенные формы, в которых размещаются компоненты программы.


Окно регистрации

Главная форма


Рис. 2. Главное окно программы и окно списка абитуриентов.

В программе предусмотрены три основных блока работы:

Работа с базой данных. Предназначен для просмотра, поиска данных. В этом разделе производится регистрация абитуриента (кнопка Редактирование базы данных). Здесь находится справочник Кафедры и специальности, где находится информация по всем кафедрам и имеющимся специальностям в образовательном учреждении.

Дополнительные опции. В этом блоке производится установка настроек системы, относительно внешнего вида главного окна и авторизации. Кнопка Сформировать приказ о зачислении служит результатом, составлением отчета в виде приказа по зачислению абитуриентов. Распечатать рекламу учебного заведения можно также в этом разделе.

Нормативно-справочная информация. Блок предназначен для ознакомления с нормативными документами, шаблонами документов. Предусмотрена возможность печати.

На главной форме присутствует кнопка «ВЫХОД»

Сообщение_если_файл_не_сохранён = "Файл базы данных не был сохранён. Сохранить изменения в базе данных?"

Нажмите «ДА» для выхода из программы с сохранением изменений в базе данных.

Нажмите «НЕТ» для выхода из программы без сохранения внесённых изменений.

Нажмите «ОТМЕНА», если желаете продолжить работу с программой.

Таким образом, происходит проверка, внесены ли какие-нибудь изменения в базу данных.

Если изменения были внесены (проверяется свойство файла), то на главной форме становится видимой кнопка «Сохранить изменения в БД».



Рис. 3. Отображение кнопки «Сохранить изменения в базе данных»

Также отображается диалоговое окно, которое предлагает пользователю сделать выбор – выйти из программы с сохранением изменений (или без сохранения), или продолжить работу с программой:



Рис. 4. Диалоговое окно «ЗАВЕРШЕНИЕ РАБОТЫ ПРОГРАММЫ»

Если же наш файл сохранён, и кроме него открытых книг Excel больше нет, то вместе с файлом базы данных закрывается и сам Microsoft Excel.

Инициализация пользователя


Программа «АИСС СПК» обеспечивает работу в двух режимах: администратора (пользователя с фиксированным именем admin) и обычного пользователя (user).

В режиме администратора программа поддерживает следующие функции (при правильном вводе пароля):

  • смена пароля администратора (при правильном вводе старого пароля);

  • просмотр списка имен зарегистрированных пользователей и установленных для них параметров режима; параметры определяют режим доступа к данным системы; уровень 1 – определяет работу в режиме администратора, уровень 2 говорит о том, что в системе работает обычный пользователь, ограниченный в правах;

  • добавление уникального имени нового пользователя к списку с паролем;

  • блокирование возможности работы пользователя с заданным именем.

В режиме администратора программа поддерживает все функции, предусмотренные в системе (ввод, редактирование, удаление информации), в том числе и смена пароля. Режим обычного пользователя предусмотрен только для просмотра и вывода необходимых данных на печать, все остальные функции заблокированы.

После своего запуска программа запрашивает у пользователя в специальном окне входа ввод имени и пароля (рис. 3). При отсутствии введенного в окне входа имени пользователя в списке зарегистрированных администратором пользователей программа выдает соответствующее сообщение и предоставляет возможность повторного имени или завершения работы с программой.



Рис. 5. Окно авторизации

Информацию о зарегистрированных пользователях, их паролях, существовании ограничения их работы с программой можно просмотреть и дополнить в специальном окне. Для этого достаточно отметить сначала галочку Отображать листы файла программы, а затем Отображать лист настроек.

Чтобы изменить имя зарегистрированного пользователя необходимо выделить в столбце имени пользователя выделить ранее зарегистрированного пользователя и посредством клавиш или удалить строку имени и ввести
новое имя. Аналогичным образом можно изменить закрепленный за именем пользователя пароль.

Если возникла необходимость удаления пользователя, то сначала нужно выделить имя пользователя, затем нажать клавишу удаления информации.

Добавление, удаление, а также изменение пользователей производится только в режиме администратора.

Регистрация абитуриента в «АИСС СПК»


Регистрация абитуриента осуществляется посредством специальной формы, работающей в режиме добавления/изменения данных.

Чтобы начать процедуру регистрации нажмите кнопку Редактировать базу данных на главной форме программы. После чего на экране отобразится окно формы Регистрация абитуриента, где располагаются необходимые для очередного заполнения вкладки.

Основные элементы окна Регистрация абитуриента.


Кнопка добавления абитуриента

Кнопка удаления абитуриента

Поле для ввода Ф.И.О. абитуриента



Кнопки прокрутки записей

Режим пополнения данных

Вкладки формы

Кнопка печати личного дела

Кнопки копирования данных адреса


Рис. 6. Окно регистрации абитуриента

При процедуре регистрации абитуриенту присваивается уникальный номер, при вводе фамилии, имени и отчества в поле Абитуриент №_.

Для добавления нового абитуриента или удаления его из базы данных необходимо нажать соответственно кнопки Добавить запись и Удалить запись. По умолчанию самый первый абитуриент уже условно зарегистрирован, необходимо только заполнить все вкладки формы. Последующих абитуриентов следует добавлять с помощью кнопки Добавить запись.

Вкладки формы Регистрация абитуриента.

Вкладка Персональные данные.

Также как и последующие вкладки предназначена для внесения данных абитуриента. После ввода фамилии, имени и отчества абитуриента следует последовательно заполнить данными следующие поля: Адрес (по прописке), Адрес проживания, Паспортные данные, Телефон домашний, Телефон мобильный, ИНН, ГПС. Если адрес по прописке абитуриента совпадает с адресом проживания, то не стоит в поле Адрес проживания повторно его вводить, достаточно воспользоваться кнопкой копирования данных адреса (рис. 4.) и адрес будет скопирован в соседнее поле (поле Адрес проживания). Кнопки копирования располагаются справа от полей Адрес (по прописке) и Адрес проживания.

Помимо заполнения информацией выше перечисленных полей на данной вкладке также нужно указать пол абитуриента. Для этого следует выбрать соответствующий полу абитуриента радиокнопку пол жен или пол муж.

Для облегчения выбора пользователем даты для полей Дата рождения, Дата поступления (вкладка Карточка абитуриента) и Дата выдачи аттестата (вкладка ЕГЭ, средний балл аттестата) предусмотрен специальный элемент управления «календарь». При нажатии на кнопку «ОК» календарь возвращает выбранную дату.

Вкладка Карточка абитуриента.

В данной вкладке за абитуриентом закрепляется специальность. После выбора из поля списка Кафедра кафедры, где будет обучаться абитуриент, таким же образом из списка Специальность выбирается специальность. По аналогии с выбором специальности и кафедры из списка вводят учебный год в поле Учебный год. Указывается дата поступления в поле Дата поступления. Датой поступления считается дата подачи заявления в приемную комиссию. Иностранный язык указывается из списка Иностранный язык путем выделения на строке с наименованием иностранного языка. Ступень обучения (отделение) выбирают нажатием на соответствующей отделению поступающего радиокнопке СПО или НПО.



Рис. 7. Окно регистрации. Вкладка Карточка абитуриента

Если абитуриент проходил подготовительные курсы в данном учебном заведении, то проставляют галочку Курсы. Аналогичным образом проставляют галочки Отличия и Льготы, если у поступающего имеются какие-либо отличия и льготы при поступлении. После выбора галочек Отличия и Льготы, справа от них появляется поле, где необходимо произвести описание льготы, отличия.

Вкладка ЕГЭ, средний балл аттестата.

В поле Предыдущее учебное заведение вводят данные о школе, другом образовательном учреждении с указанием года и города обучения.



Рис. 8. Окно регистрации. Вкладка ЕГЭ, средний балл аттестата

В поля Серия и Номер вводят данные аттестата, в поле Дата выдачи заносят дату получения аттестата.

В аттестате сотрудник приемной комиссии подсчитывает общее количество «5», «4», «3» и в соответвующие поля Количество «5», Количество «4», Количество «3» вводит результаты подсчета.
В поле Средний балл автоматически производится подсчет и появляется результат.

При наличии у поступающего наличия ЕГЭ заполняют поля с указанием предметов ЕГЭ с проставлением оценки (баллов) по 100 бальной шкале. В поле Общий балл ЕГЭ также как и в поле Средний балл производится автоматический подсчет суммарного балла, который сразу отображается на экране.

Вкладка Приложение к заявлению.

В данной вкладке отмечают необходимый перечень документов для поступления, т.е. только наличие документов, подаваемых в приемную комиссию и прилагаемых к заявлению.

Личное дело абитуриента (печать карточки)


После того, как все вкладки окна регистрации абитуриента заполнены следующим действием является вывод введенных данных. Для этого нажмите кнопку «Печать карточки».

Результаты печати карточки абитуриента выглядят следующим образом:



Рис. 9. Форма карточки абитуриента

Следует отметить, что вывод на печать реализован через запуск предварительного просмотра по следующим причинам: во-первых, чтобы пользователь мог наглядно убедиться, что будет отпечатана именно та информация, которая ему нужна, во-вторых, проконтролировать, ушел ли документ на печать, крайне сложно – пользователь нажимает на кнопку ПЕЧАТЬ, и только через несколько секунд (или минут, в зависимости от длины очереди печати) принтер начнёт печатать. Здесь же пользователю представляется возможность выбора принтера и изменения параметров страницы, в третьих, это возможность для пользователя отменить задание печати при необходимости.

Поиск абитуриента


Для поиска по базе данных разработана специальная форма:



Рис. 10. Окно поиска

При вводе строки в поле поиска (или при изменении этой строки) и нажатия кнопки «Найти» в результатах поиска отобразятся данные запроса.

Автозапуск поиска происходит только после ввода как минимум 3 символов, и исключает нажатие кнопки «Найти».

После выделения одной из найденных записей становятся доступными кнопки просмотра и редактирования этой записи, а также кнопка «Печать карточки».

При нажатии кнопки «Печать карточки» запускается процедура, которая вносит данные выбранного абитуриента в поля данных на листе Личное_дело_абитуриента.

Справочник Кафедры и специальности


Справочник Кафедры и специальности содержит информацию о кафедрах и специальностях учебного заведения, сроках обучения с указанием профиля специалистов. Предусмотрена возможность печати.



Рис. 11.Окно справочника Кафедры и специальности

Для правильной работы программы необходимо полно и тщательно заполнить все поля вкладки Кафедры и Специальности.

Для добавления кафедры нажмите кнопку «Добавить кафедру», аналогичным образом добавляется новая специальность на вкладке Специальности.

Для удаления кафедры нажмите кнопку «Удалить кафедру».

Для удаления специальности нажмите кнопку «Удалить специальность» на вкладке Специальности.

Приказ о зачислении абитуриента


Результатом работы программы является создание приказа о зачислении группы абитуриентов. Для создания приказа на главной форме программе нажмите кнопку «Приказ о зачислении».



Рис. 12. Форма формирования приказа

Для того, чтобы приказ сформировался, необходимо из списка выбрать кафедру, специальность, учебный год. После чего в результатах поиска на экране отобразится список абитуриентов данной специальности в определенном учебном году и станет доступной кнопка «Сформировать приказ».

При нажатии кнопки результаты поиска, т.е. данные абитуриента (фамилия, имя, отчество) будут мигрированы в файл с расширением .doc. В документе Word редактируют полученные данные из системы с последующим сохранением и выводом на печать.

Печать нормативно-справочной информации


В блоке распечатка документов на главной форме расположены кнопки, которые соответствуют названию документов. Для печати того или иного документа достаточно нажать на соответствующую кнопку, и документ будет загружен в Word приложении, откуда документ следует отправить на печать (команда Файл=> Печать).

Для корректной работы функции печати документы указанные документы должны находиться в той же папке (папке Документы), что и файл программы.


Похожие:

Программа автоматизированная информационно-справочная система сотрудника приемной комиссии icon1. обзор программного обеспечения для работы приемной комиссии
Пакеты программ для автоматизации работы приемной комиссии на базе системы «1С: Предприяти8»
Программа автоматизированная информационно-справочная система сотрудника приемной комиссии iconТехническое задание содержание список принятых сокращений
Автоматизированная информационно – измерительная система коммерческого учета электроэнергии (аиис куэ)
Программа автоматизированная информационно-справочная система сотрудника приемной комиссии icon3. Система защиты персональных данных 14
Автоматизированная система – система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную...
Программа автоматизированная информационно-справочная система сотрудника приемной комиссии iconПрограмма обучения специалиста по сопровождению Листов 13
Автоматизированная информационная система формирования консолидированных отчетных документов в режиме online
Программа автоматизированная информационно-справочная система сотрудника приемной комиссии iconСправочная система Windows 7
При изучении Windows 7 по данной книге читателям было бы полезно параллельно черпать сведения из какого нибудь другого источника. Подобным источником...
Программа автоматизированная информационно-справочная система сотрудника приемной комиссии iconОпределения
Автоматизированная система – система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную...
Программа автоматизированная информационно-справочная система сотрудника приемной комиссии iconВозможности программы 2 Установка программы на компьютер 3 Памятка системному администратору 7
Информационно-справочная система «гранд-стройИнфо» представляет собой электронную библиотеку сметчика. В базе данных программы содержатся...
Программа автоматизированная информационно-справочная система сотрудника приемной комиссии iconПеречень документов необходимых для создания приёмной семьи
Приёмной семьёй признается опека или попечительство над ребенком или детьми, которые осуществляются по договору о приёмной семье,...
Программа автоматизированная информационно-справочная система сотрудника приемной комиссии iconАвтоматизированная система мониторинга итогов и эффектов реализации мероприятий по обеспечению

Программа автоматизированная информационно-справочная система сотрудника приемной комиссии iconСправочная система программного обеспечения
Добро пожаловать 
Разместите кнопку на своём сайте:
kak.znate.ru


База данных защищена авторским правом ©kak.znate.ru 2012
обратиться к администрации
KakZnate
Главная страница