Руководство администратора




Скачать 76.01 Kb.
НазваниеРуководство администратора
Дата конвертации27.04.2013
Размер76.01 Kb.
ТипРуководство








.
.
.
.
.
..
.
.
.




“CompanyMedia” 1.55

Переход на новый год
Руководство администратора

Содержание

1. Общие положения 3

1.1. Введение 3

1.2. Сокращения, используемые в руководстве 3

2. Об участниках процесса установки 4

3. Процедурные вопросы, решаемые Главным администратором в конце года 4

3.1. Архивирование БД 4

3.2. Создание БД предыдущего года 4

3.3. Создание БД текущего года 5

3.4. Создание новых БД ведения дел 5

3.4.1. НД 5

3.4.2. ФД 5

3.5. Заполнение данными БД текущего (наступающего) года 6

3.5.1. Классификаторы 6

3.5.2. Дела 6

3.6. Изменения в СС 6

3.7. Обнуление счетчиков 6

3.8. Изменения в CMAgMa 6

3.9. Открытие БД на рабочих местах 7

3.10. Передача реплик корпоративных БД региональным администраторам 7

4. Процедурные вопросы, решаемые региональным администратором в конце года 7

4.1. Архивирование БД 7

4.2. Создание БД предыдущего года 7

4.3. Создание БД текущего года 8

4.4. Создание новых БД ведения дел 8

4.4.1. НД 8

4.4.2. ФД 8

4.5. Заполнение данными БД текущего (наступающего) года 8

4.5.1. Классификаторы 8

4.5.2. Дела 8

4.6. Изменение в СС 8

4.7. Обнуление счетчиков 9

4.8. Изменения в CMAgMa 9

4.9. Открытие БД на рабочих местах 9


1.Общие положения

1.1.Введение


Данное руководство предназначено для администраторов «CompanyMedia-Делопроизводство” версии 1.55, корпоративной системы автоматизации делопроизводства Компании (далее “система”).

В руководстве излагается последовательность действий, необходимая для правильного перевода системы на сервере и на рабочих местах при наступлении нового года.

Данное руководство распространяется на «CompanyMedia-Делопроизводство» версии 1.55 и старше (если для более новых версий не существует своего руководства). Более ранние версии системы не поддерживают в полнофункциональной степени режим «двухлетней работы».

Все работы по переходу на новый год выполняются в самом конце года, когда пользователи системы уже не работают с системой до конца года или в начале наступившего года, когда пользователи еще не начали работать с системой. Исключением является БД «Номенклатура дел».

1.2.Сокращения, используемые в руководстве


БД — база данных Lotus Notes;

ВхД — БД “Входящие документы”;

ВнД — БД “Внутренние документы”;

ИсхД — БД “Исходящие документы”;

ОРДиП — БД “Организационно-распорядительные документы и поручения”;

СО — БД “Структура организации”;

СС — БД “Структура системы”;

НД — БД “Номенклатура дел”;

ФД — БД «Формирование дел»;

CMAgMa — БД “CompanyMedia Agent Manager”.

2.Об участниках процесса установки


“Система” может эксплуатироваться в условиях, когда Компания состоит из многих организаций. В каждой из этих организаций должны быть образована группа администраторов “системы”, при этом группа администраторов из Головной организации (ГО) (или из центрального узла управления) «системой» называются далее Главными администраторами, администраторы из остальных организаций (или просто организаций) называются далее региональными администраторами.

3.Процедурные вопросы, решаемые Главным администратором в конце года

3.1.Архивирование БД


Все БД предыдущего (предшествующего заканчивающемуся) года должны быть отреплицированы (или скопированы как файлы) в архивную директорию сервера или на специальный архивный сервер. В этих БД главный администратор должен изменить ACL таким образом, чтобы все указанные в ACL пользователи, кроме самого администратора, имели право читателя. Кроме того, лучше всего при создании реплики (копии файла) присвоить имя файла, характеризующее год. Например: input99.nsf или input00.nsf.

При этом НД предыдущего года может быть даже удалена.

3.2.Создание БД предыдущего года


БД предыдущего года создаются из БД текущего года. Для этого все БД текущего (заканчивающегося) года должны быть отреплицированы в рамках того же сервера с именами файлов, которые были у заархивированных на предыдущем шаге баз данных.

Рекомендуется присваивать следующие имена файлов для баз данных предыдущего года из «СМ-Делопроизводство»:

  • ВхД пред — inputprev.nsf

  • ИсхД пред — outputprev.nsf

  • ВнД пред — internprev.nsf

  • ОРДиП пред — missionsprev.nsf

После создания этих реплик необходимо отреплицировать эти базы данных на остальные серверы организации. При этом рекомендуется сохранять имена файлов.

3.3.Создание БД текущего года


Главным администратором должны быть созданы базы данных для текущего (наступающего) года методом копирования баз данных текущего года (копирование без документов с сохранением ACL). Рекомендуется имена файлов при этом указывать следующие:

  1. ВхД — input.nsf

  2. ИсхД — output.nsf

  3. ВнД — intern.nsf

  4. ОРДиП — missions.nsf

После создания этих баз данных необходимо их отреплицировать на остальные серверы организации. При этом рекомендуется сохранять имена файлов.

3.4.Создание новых БД ведения дел

3.4.1.НД


Для подготовки НД для наступающего года эта база может быть создана задолго до конца текущего года. Ответственные за ведение номенклатуры дел сотрудники организации должны подготовить НД в части оглавления и папок для наступающего года.

Для этого администратор должен создать НД для наступающего года методом копирования с документами и сохранением ACL. Блокировка с НД наступающего года должна быть снята.

3.4.2.ФД


Если хотя бы одно подразделение организации ведет дела, не разделяя их по годам, то новая ФД для наступающего года создается методом копирования ФД текущего года с документами и сохранением ACL. При этом копирование должно производиться в самом конце года, что в новую ФД были пересены все сданные в дела документы.

Если все подразделения ведут дела строго по годам, то новая ФД может быть создана копированием ФД текущего года с сохранением ACL, но без документов.

Если часть подразделений ведет дела по годам, а другая часть подразделений организации ведет дела вместе, не разделяя их по годам, то тогда определяется — каких дел и документов в ФД больше – которые ведутся по годам или нет. Если больше дел, ведущихся по годам, то тогда копирование ФД производится без документов и уже после копирования производится «ручной» перенос дел и документов в новую ФД. Если больше дел, не ведущихся по годам, то тогда копирование ФД выполняется с документами, а после этого, дела и документы подразделений, которые ведут дела по годам, удаляются из новой ФД.

3.5.Заполнение данными БД текущего (наступающего) года

3.5.1.Классификаторы


Методом копирования должны быть перенесены классификаторы из баз данных заканчивающегося года в подготовленные БД – ВхД, ВнД, ОРДиП.

3.5.2.Дела


НД заполняется данными уже указанным методом ответственными за ведение номенклатуры дел в организации и возможно по подразделениям.

Если ФД была скопирована без документов, то она заполняется начальными документами – карточками дел на следующих этапах работ по переходу на новый год.

3.6.Изменения в СС


Все БД предыдущего года (переносимые в архив) удаляются из СС.

Все БД текущего (уходящего) года переименовать, если в названии не был указан год (например «Входящие 1999), чтобы названия БД для текущего и предыдущего года различались. После этого необходимо изменить тип БД в СС с «текущего» типа на тип «предыдущий».

Далее надо новые БД для наступающего года (или наступившего) зарегистрировать как БД «текущего» года.

3.7.Обнуление счетчиков


Все счетчики СО должны быть обнулены в поле «порядковый номер».

3.8.Изменения в CMAgMa


Все документы настройки запуска агентов для БД, которые были пересены в архив, изменяются посредством перевыбора из СС на БД предыдущего года (уходящего).

Таким образом в CMAgMa должны быть документы, управляющие запуском агентов в БД, зарегистрированных в СС для текущего и предыдущего года.

3.9.Открытие БД на рабочих местах


В случае, если рекомендации по именованию файлов БД не были выполнены, то администратор должен самостоятельно на каждом рабочем месте организации выполнить следующие операции (эти же операции могут быть выполнены пользователями системы до начала работы в новом году):

  1. открыть СС;

  2. стартовать агента «Открыть БД»;

  3. закрыть СС;

  4. удалить с рабочего пространства БД, с которыми на данном рабочем месте работа не планируется;

  5. открыть СО в виде «Иерархия»;

  6. нажать на кнопку «Настройка Р.М.»

Если имена файлов для БД текущего и предыдущего года были сохранены, то администратор (или пользователь) должен выполнить только следующее действие:

  1. открыть СО в виде «Иерархия»;

  • нажать на кнопку «Настройка Р.М.».

3.10.Передача реплик корпоративных БД региональным администраторам


Главный администратор должен передать региональным администраторам реплики созданных баз данных ИсхД тек, ОРДиП тек.

4.Процедурные вопросы, решаемые региональным администратором в конце года

4.1.Архивирование БД


Аналогично указанному для Главного администратора.

4.2.Создание БД предыдущего года


Аналогично указанному для Главного администратора.

4.3.Создание БД текущего года


Региональным администратором должны быть созданы базы данных для наступающего года методом копирования баз данных текущего года (копирование без документов с сохранением ACL). Рекомендуется имена файлов при этом указывать следующие:

  1. ВхД — input.nsf

  2. ВнД — intern.nsf

Полученные от Главного администратора ИсхД тек и ОРДиП тек размещаются в виде реплики на сервере (серверах) организации. Рекомендуется имена файлов при этом указывать следующие:

  • ИсхД — output.nsf

  • ОРДиП — missions.nsf

После создания всех этих баз данных необходимо их отреплицировать на остальные серверы организации. При этом рекомендуется сохранять имена файлов.

4.4.Создание новых БД ведения дел

4.4.1.НД


Аналогично указанному для Главного администратора.

4.4.2.ФД


Аналогично указанному для Главного администратора.

4.5.Заполнение данными БД текущего (наступающего) года

4.5.1.Классификаторы


Методом копирования должны быть перенесены классификаторы из баз данных заканчивающегося года в подготовленные БД – ВхД, ВнД.

4.5.2.Дела


Аналогично указанному для Главного администратора.

4.6.Изменение в СС


Аналогично указанному для Главного администратора.

4.7.Обнуление счетчиков


Аналогично указанному для Главного администратора.

4.8.Изменения в CMAgMa


Аналогично указанному для Главного администратора.

4.9.Открытие БД на рабочих местах


Аналогично указанному для Главного администратора.


Похожие:

Руководство администратора iconРуководство администратора Система автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов
Документ предназначен для администратора системы LanDocs: делопроизводство и дополнительных модулей
Руководство администратора iconРуководство администратора 
Это руководство содержит информацию об установке и администрировании ПО «usb-фильтр». 
Руководство администратора iconРуководство администратора безопасности 
Документ предназначен для администраторов как руководство по установке и конфигу
Руководство администратора iconРуководство по установке системы Версия 4 14
Документ предназначен для изучения на этапе установки и начальной настройки системы. Документ не содержит руководства по дальнейшей...
Руководство администратора iconРуководство по установке системы версия от 03. 09. 2010
Документ предназначен для изучения на этапе установки и начальной настройки системы. Документ не содержит руководства по дальнейшей...
Руководство администратора icon1. Руководство системного администратора (настоящее руководство по установке программы). 3
Руководство предназначено для специалистов, которые будут заниматься установкой и техническим обслуживанием программы «Электронная...
Руководство администратора iconРуководство администратора

Руководство администратора icon  Руководство администратора 
  Введение   
Руководство администратора iconРуководство администратора
Предисловие   6
Руководство администратора iconРуководство администратора
Введение.    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ...
Разместите кнопку на своём сайте:
kak.znate.ru


База данных защищена авторским правом ©kak.znate.ru 2012
обратиться к администрации
KakZnate
Главная страница