Основ ам использования информационно-коммуникационных технологий




НазваниеОснов ам использования информационно-коммуникационных технологий
страница11/24
Дата конвертации12.12.2012
Размер3.55 Mb.
ТипДокументы
1   ...   7   8   9   10   11   12   13   14   ...   24
Раздел Microsoft Office Online. При наличии доступа в Интернет можно загрузить дополнительные шаблоны с web-узла Microsoft Office Online для создания документа или пользовательского шаблона.

При создании пользовательских шаблонов целесообразно сохранять их в папке (Рис. 9) Надежные шаблоны (Templates) в формате dotx.


Рис.9

Создание оглавлений

В MS Word присутствует функция оформления содержания, автоматически добавляющая содержание при наличии в документе заголовков разделов и подразделов. Причем содержание можно обновлять, а также переходить по его пунктам к интересующему разделу.

Для начала разберемся откуда Word «знает», где в нашем документе названия разделов, подразделов, пунктов и т.д. Каждый документ MS Office Word содержит в себе список стилей, который по умолчанию выглядит так:



Рис.10

Этот список автоматически пополняется описаниями стилей, использованных пользователем, т.е. нами. Нас интересуют стили с названиями Заголовок 1, Заголовок 2 и Заголовок 3. Именно они определят структуру нашего содержания в ворде. Для названия разделов обычно используют «Заголовок 1», для подразделов «Заголовок 2» и так далее. Просто выделяем текст заголовка раздела:


Рис.11

И выбираем нужный заголовок, в нашем случае «Заголовок 1» (Рис.12)



Рис.12

Заголовок примет вид (Рис.13):



Рис.13

Теперь мы можем изменить его шрифт, и в списке стилей автоматически появится описание нашего заголовка с выбранными настройками шрифта.

Для нашего случая применим шрифт “Times New Roman”, 14 ПТ с полуторным междустрочным интервалом (Рис.14):



Рис.14

В результате заголовок примет нужный нам вид, и Word воспринимает его именно как ЗАГОЛОВОК. Теперь при прокрутке документа ползунком мы видим всплывающее окно с названием заголовка (Рис.15):



Рис.15

Вставка примечаний

Чтобы вставить примечание в документ, выполните следующее.

Перейдите в режим разметки документа, выбрав команду Вид>Разметка страницы.

Для работы с комментариями режим разметки подходит как нельзя лучше.

Установите курсор в ту часть документа, в которую решили вставить примечание.

Можно также выделить текстовый фрагмент, если комментарий относится к целому предложению или абзацу.

Выберите команду Вставка>Примечание.

Справа от текста появится следующая выноска: Примечание: вставляемый текст (рис.16).



Рис.16. Вставленное в текст примечание

Выноска, в которую вводится текст примечания, увеличивается в размере (иногда достаточно заметно). Таким образом, вы получаете возможность вместить весь текст примечания. Однако желательно примечание делать коротким и содержательным.

Закончив ввод примечания, щелкните кнопкой мыши в любой части текста и продолжайте работу с ним.

Примечания остаются видимыми в тексте до тех пор, пока вы не сделаете их невидимыми (об этом подробнее — в следующем разделе).

Повторите эти действия, добавив еще несколько комментариев.

Если вы работаете в обычном режиме, то примечание отображается в специальной области в нижней части документа. В результате управлять им несколько неудобно. Именно поэтому я всегда рекомендую использовать примечания только в режиме разметки страницы.

Чтобы отобразить примечание в режиме Обычный, достаточно установить указатель мыши на цветную скобку, представляющую примечание. Текст примечания появится в открывшейся на экране выноске. (Но повторим еще раз: при выполнении этого действия в Word не рекомендуется находиться в режиме Обычный.)

Вы можете редактировать примечания, как любой другой текст документа.

Текст примечания имеет собственный стиль ввода: Текст примечания.

Примечания будут распечатываться вместе со всем остальным текстом до тех пор, пока вы не запретите это делать. Чтобы не выводить примечания на печать, в диалоговом окне Печать в раскрывающемся списке Напечатать выберите опцию Документ. Если необходимо, чтобы примечания были распечатаны, выберите в списке опцию Показать примечания.

Чтобы увидеть, в каком виде примечания будут распечатаны, воспользуйтесь командой Файл>Предварительный просмотр.

Настройка параметров страницы и свойств документа

В инструкции «Параметры страницы word 2003» показано как установить нужные поля в документе, поменять ориентацию листа с книжной на альбомную и наоборот. Так же показано как установить нужный размер бумаги и источник бумаги.

Данная инструкция предложена вашему вниманию в двух вариантах: Текстовый и видео вариант. Читайте, смотри кому как удобно.

1. Текстовый вариант

Открываем Документ Word, в котором хотите поменять параметры страницы.

Заходим в меню «Файл» и далее пункт «Параметры страницы».

Появится окошко «Параметры страницы».

В окне у вас будет три вкладки: «Поля», «Размер бумаги» и «Источник бумаги».

Рассмотрим каждую вкладку по порядку.

Вкладка «Поля».

В данной вкладке меняем размеры ваших полей какие вам удобно. По умолчанию стоят поля: Левое — 3 см, правое — 1,5 см. Верхнее и нижнее — 2 см. Вы можете выставить какие вам удобно.

Ориентация бумаги ставите, какая вам нужна, предлагается два варианта: альбомная и книжная. Чтоб выбрать нужную просто кликните по ней.

Страницы. Выставляете на выбор: Обычный, зеркальные поля, 2 страницы на листе и брошюра.

Образец. Видны все изменения, которые вы сделали, прежде чем применить к основному документу.

Вкладка «Размер бумаги».

Здесь выставляем размер бумаги A4, А5 на ваш выбор.

Подача бумаги оставляем по умолчанию.

Вкладка «Источник бумаги»

Начать раздел выставляем, с какой страницы хотим увидеть.

Колонтитулы можно выставить какой нужен отступ от краев и на каких страницах нужны колонтитулы.

Страница Вертикальное выравнивание самой страницы.

Границы выставляются отступ от краев или те же самые поля только ваш текст будет в рамке.

Защита информации в электронных документах.

Самый простой способ защитить свой документ - это задать пароль на открытие файла и/или на его изменение. Зайдите в меню "Сервис" и выберите команду "Параметры". Откроется диалоговое окно, в котором следует перейти на вкладку "Безопасность" (Рис.17).



Рис.17

Если задать пароль на открытие документа, то собственно при попытке открыть этот документ будет выведено окошко запроса пароля. Такое же окошко будет выведено и в случае, если вы задали пароль на внесение изменений в файл, правда с одним отличием - вы все-таки сможете открыть документ, но лишь в режиме "только для чтения".

Понятно, что говорить о надёжной защите ваших данных в этих случаях не приходится. Пароль можно подобрать какой-нибудь специализированной программой, а файл, открытый в режиме только для чтения, сохранить под другим именем. Впрочем, все зависит от целей пользователя, планирующего защитить свой документ.

Второй момент, на который следует обратить внимание при защите документа -пароль. Конечно, можно придумать очень длинный и содержащий все известные символы пароль. Можно также воспользоваться специальными программами-генераторами паролей.

Можно еще усложнить задачу потенциальному злоумышленнику, усилив защиту документа шифрованием пароля. По умолчанию используется простой алгоритм шифрования. Но вы можете выбрать более сложный и совершенный тип шифрования, если на той же вкладке "Безопасность" окна параметров документа нажмете на кнопку "Дополнительно".

Другой, очень похожий способ защиты данных документа, состоит в установке запрета на любые изменения в документе, кроме внесения исправлений в документ, вставки примечаний, ввода данных в поля форм. В меню "Сервис" выберите команду "Установить защиту". Откроется диалоговое окно, изображенное на следующем скриншоте (так оно выглядит в Word 2002) (Рис.18):



Рис.18

В этом окне вы можете установить запрет на все изменения в документе, кроме вышеперечисленных действий.

Сравнение документов и объединение исправлений

Зачастую, обнаружив две версии одного и того же документа Microsoft Word на диске или одну версию на настольном компьютере, а другую на ноутбуке, мы не можем сказать, чем эти два файла различаются.

А бывает и так. Вы отправили коллеге файл, попросив работать с ним при активированной функции Track Changes (Исправления), чтобы затем можно было без труда отследить любые изменения. Но, получив файл обратно, вы видите, что коллега забыл включить эту функцию.

В подобных ситуациях будет неоценимой функция сравнения двух версий файла. В Word имеется встроенная команда Compare (Сравнить версии). К сожалению, непросто разобраться, как лучше использовать эту команду, да и найти ее нелегко. Поэтому мы решили рассказать, как Word сравнивает файлы и объединяет их.

Еще не так давно, в версии Word 2000, команду Compare (Сравнить версии) найти было нетрудно. Следовало выбирать команду Tools | Track Changes | Compare documents (Сервис | Исправления | Сравнить версии), выбрать файл, с которым будет сравниваться открытый в текущий момент документ, и средствами Word в документ вносились обнаруженные в ходе сравнения отличия.

Для функции Compare (Сравнить версии) текущий документ означал более новую версию. Все фрагменты, отсутствовавшие в файле, с которым он сравнивался, отмечались как добавленный текст, так, словно они вносились при активированной функции Track Changes (Исправления). Все фрагменты из старого файла, отсутствовавшие в текущем документе, вносились в него, но помечались как удаленный текст. При сравнении жестко отформатированных документов с несколькими колонками и т. п. Word иногда не справлялся с сопоставлением текста и помечал крупные блоки неизмененного текста как новые или удаленные. Но при сравнении слабо отформатированных документов функция была чрезвычайно полезной.

В версиях Word 2002 и Word 2003 подменю Track Changes (Исправления), а с ним и команда Compare (Сравнить версии) исчезли. Теперь задача решается с помощью команды Tools | Compare and Merge Documents (Сервис | Сравнить и объединить исправления), которая, несмотря на сходство со старой командой Compare (Сравнить версии), может запутать пользователя, особенно в режиме объединения по умолчанию.

Для объединения документов нужно выбрать команду Tools | Compare and Merge (Сервис | Сравнить и объединить исправления), найти файл, объединяемый с открытым в данный момент файлом, и щелкнуть на кнопке Merge (Объединить). По умолчанию Word открывает второй файл и вносит изменения из открытого в данный момент файла во второй файл. Но при желании можно щелкнуть на стрелке, расположенной справа от кнопки Merge (Объединить), и выбрать вариант, когда изменения из второго файла вносятся в текущий документ, или вариант, когда оба документа объединяются, образуя новый документ. Легче всего объединять документы, если обе версии редактировались при включенной функции Track Changes (Исправления), но путаница возможна и в таком случае. Объединенные документы находятся в равном положении. Все фрагменты, помеченные как удаленные в любой из версий, будут отмечены как удаленные и в объединенной версии, а всякий текст, добавленный в любую из них, будет помечен как внесенный. Затем придется рассортировать изменения и решить, какие сохранить и какие отклонить, но вы хотя бы будете знать, что все вычеркнутое кем-то действительно удалено, а добавления действительно внесены.

Если документы редактировались при отключенной функции Track Changes (Исправления), объединение не всегда выполняется корректно. Всякий раз, когда Word находит в одной версии текст, отсутствующий в другой, строятся догадки, вставлен ли этот текст из одного документа или удален из другого. И часто программа ошибается; какой-то текст, помеченный как вставленный, может на самом деле оказаться удаленным из одного из файлов, а какой-то текст, помеченный как удаленный, на поверку оказывается вставленным. Любой помеченный по такому сценарию текст может свидетельствовать лишь о том, что различие между файлами есть. Но определить, чем же конкретно различаются две версии файла, это не поможет.

К счастью, существует другой способ сравнения документов. Одна из кнопок-флажков, расположенных слева от кнопки Merge (Объединить), озаглавлена Legal Blackline (Черные строки). По умолчанию она выключена, но, если ее включить, кнопка Merge (Объединить) превратится в кнопку Compare (Сравнить). При щелчке на ней Word вместо объединения проведет сравнение файлов.

Как и в прежних версиях Word, функция Compare (Сравнить версии) принимает открытый в данный момент файл за более новый. Любой текст, обнаруженный только в открытой версии, отмечается как вставленный, а текст, имеющийся только в файле, выбранном для сравнения, отмечается как удаленный. В отличие от прежних версий Word результаты сравнения в Word 2002 и Word 2003 будут показаны во вновь созданном документе, а оригиналы останутся нетронутыми. Заметим, что со сравнением документов, отредактированных с использованием функции Track Changes, функция Compare (Сравнить версии) справляется плохо. Если вы попытаетесь сравнить файлы, отредактированные в этом режиме, Word сообщит, что все отмеченные функцией Track Changes изменения считаются уже принятыми. Лучше просмотреть файлы самостоятельно и принять или отклонить отдельно каждое изменение. Если учесть, насколько путаными могут оказаться объединенные файлы, возможно, и стоит предпочесть этот подход, а затем вместо объединения файлов провести их сравнение.

Слияние документов - автоматизация рутинной работы.

Microsoft office позволяет автоматизировать весь процесс с помощью операции "Слияние...". Эта операция позволяет автоматически создать множество копий шаблона документа с различными реквизитами. Результат можно либо выводить сразу на печать, либо получить в виде нового документа со множеством страниц. Для этого надо первоначально подготовить сам шаблон в виде произвольного документа word и список реквизитов в виде таблицы, а затем выполнить их слияние.

При этом таблица реквизитов может быть или в документе word, или в книге excel. Это особенно удобно, когда Вы получаете результаты каких-либо расчетов в виде таблицы excel (или в любой базе данных, которую excel может открыть) и по каждому результату требуется напечатать отдельный отчет.

Например, очень распространенная задача - напечатать стопку платежных поручений (и/или требований) по списку фирм с банковскими реквизитами, заданными в таблице excel (пусть она называется СписокФирм.xls). Для этого предварительно откорректируем список фирм - он должен быть оформлен на отдельном листе (пусть это будет Лист9) следующим образом: таблица списка должна начинаться с ячейки a1 (т.е. в начале листа не должно быть пустых строк и пустых столбцов), в первой строке списка прописаны наименования всех столбцов с данными. Обычно это Название, Адрес, Код банка, Расчетный счет и Сумма. Отформатированные таким образом листы excel может представлять как таблицы баз данных. Если же Вы откроете в excel'е, например, базу данных *.dbf, то таблица предстанет уже в готовом виде.

Потом перейдем в word и создадим бланк платежного документа.

Теперь можно приступать к слиянию документов. Находясь в word'е с открытым бланком платежного документа, выберите пункт меню "Сервис / Слияние...". Появится диалоговое окно "Слияние", в котором надо будет указать все параметры за несколько шагов.

Шаг первый - создание основного документа - нажмите кнопку "Создать". Появится список вариантов слияния - выберите пункт первый - "Документы на бланке". Откроется новое диалоговое окно "microsoft word" с предложением выбрать в качестве основного документа активное окно (т.е. открытый в нем документ) или создать новый - выбирайте "Активное окно" - шаблон у Вас уже есть.

Шаг второй - указание источника данных. Необходимо указать программе, где находится требуемый список (в книге СписокФирм.xls). Тогда word запустит excel в свернутом виде и с помощью механизма dde (прародителя ole) сможет прочесть данные из указанной таблицы.

Нажмите кнопку "Получить данные" и в появившемся меню выберите пункт "Открыть источник данных". Появится стандартный диалог открытия файлов. По умолчанию word устанавливает тип файлов "Документы word". Укажите тип файлов "Книги ms excel" и откройте книгу с таблицей фирм. Появится еще одно диалоговое окно, уже "microsoft excel", где надо будет указать, на каком конкретно листе расположен список фирм. В нашем случае это Лист9 - впишите его имя вручную. Как завершение второго шага, word выдаст сообщение, что в основном документе отсутствуют поля слияния. Не стоит беспокоиться - это не ошибка. Просто откуда взяться этим полям, если мы их еще не указали? Смело нажимайте "Правка основного документа" - переходим к самому интересному.

Окно "Слияние" закроется, а в word'е появится дополнительная панель инструментов. Установите мигающий курсор ввода в то место шаблона, где Вы хотите указать название фирмы-плательщика. На дополнительной панели мышью нажмите кнопку "Добавить поле слияния". Развернется список полей - названий столбцов в таблице с данными. Выберите поле "Название". Теперь переместите курсор в место для адреса фирмы и укажите "Добавить поле слияния / Адрес" и так далее.

Обратите внимание, что если в названиях полей слияния присутствуют пробелы между словами, то office заменит их на знак подчеркивания, если наклонная черта - то совсем пропустит, и т. д. Таковы правила работы с базами данных - ведь для слияния word передает sql-запросы, которые excel обрабатывает и возвращает результаты.

Когда все поля расставлены, Вы можете просмотреть содержимое полей слияния внутри Вашего документа. Нажмите на панели кнопку с подписью "Поля/данные" - и word автоматически подставит вместо названий полей их реальные значения из таблицы источника (из книги СписокФирм.xls). А сейчас нажимайте на кнопки перемещения на другие записи ("Следующая запись" и др.) и увидите, что значения полей слияния изменились на новые, взятые из следующей строки данных в таблице источника.

Как Вы уже увидели, данные для группы полей слияния в документе word берет только из одной строки таблицы excel, а не из нескольких. Поэтому, если что не так, обязательно еще раз проверьте источник - таблицу excel, для каждой фирмы ее реквизиты должны быть записаны в ячейках одной строки.

Нетрудно догадаться, что в итоге получим столько копий шаблона, сколько имеем строк в таблице данных источника.

Шаг третий - завершающий. Еще раз выберите пункт меню "Сервис / Слияние...". В окне "Слияние" нажмите "Объединить". Откроется еще одно одноименное окно диалога. Здесь можно указать Назначение - слить все копии в новый документ, либо сразу вылить все на принтер. Для первого раза оставляйте указанный по умолчанию "Новый документ" и нажимайте "Объединить".

word создаст пустой документ "Формы1" и заполнит его копиями шаблонов, разделенными разрывом страницы. Вот что значит слияние документов office.

Этот пример (в zip-архиве), как и много всего интересного, можно будет взять на сайте www.victory-day.web.com, в разделе "microsoft". Конечно, освоив эту процедуру, всегда хочется большего.

Например, захочется печатать документы не по всему списку, а только по тем записям (строкам), в которых сумма платежа, скажем, больше нуля. Сказано - сделано. Выбираем "Сервис / Слияние...", в окне "Слияние" нажимаем "Отбор записей". Появляется окно "Отбор записей", в одноименной закладке каждая строка - условие отбора. Для начала укажем только одно условие. В списке "Поле" укажите поле "Сумма", в списке "Оператор" установите "Больше", а в поле ввода "Значение" впишите ноль. ok! Теперь попробуйте объединить и в результате получите только те документы, в которых значение суммы больше нуля.

Видели в окне "Отбор записей" закладку "Сортировка". Попробуем! В группе "Сортировать по полю" откройте список полей и укажите поле "Код_банка". ok! Объединяем - получаем документы, рассортированные в группы по банкам. Можно указать поле "Сумма" и отсортировать по убыванию, чтобы в первую очередь напечатать документы для самых больших платежей.

Если же Вы печатаете платежные требования, возможно, Вы захотите указать для самых крупных должников сроки оплаты иные, нежели для остальных. Это несложно. Установите в бланке платежных требований отбор записей для сумм меньших нуля - для должников.

Установите курсор ввода в месте, где надо указать сроки оплаты, и нажмите на панели кнопку "Добавить поле word". Развернется список с весьма странными наименованиями (на взгляд рядового пользователя). Выберите "if.. then.. else". Появится окно "Вставка поля if" - то бишь "ЕСЛИ" по-ненашему. В списке полей укажите поле "Сумма", в списке операторов - "Больше", в поле значения введите "10 000 000". Далее в первом текстовом поле введите текст "требуем оплатить немедленно" или что-нибудь в этом духе - это будет в документе, для которого Сумма > 10 000 000. Во втором текстовом поле введите "оплатить в течение 3-х дней" - для тех, у кого меньшая задолженность. ok! Объединяем - получаем кучу платежных требований с угрозами для крупных должников.

Единственное, что настораживает, - word весьма странно интерпретирует некоторые операторы в условии поля if. В некоторых случаях он выдает одинаковые значения для всех документов, независимо от заданного условия. Мною замечена проблема с оператором "Меньше" для отрицательных чисел. Биллу жаловаться не буду, а попробую установить servicepack для Офиса 97 - вдруг пройдет.

После освоения описанных действий рекомендую почитать разделы справки Офиса по слиянию. Там написано, конечно, слишком мудрено, но, уже имея опыт работы по данной теме, некоторые детали можно уточнить. Это могут быть и другие поля word, и другие форматы источников.

Использование иных источников данных, кроме книг excel, безусловно, расширяет применение операции слияния. Испытайте самостоятельно другие варианты, указывая в качестве источника, например, базы данных access. При использовании документов word как источников, обратите внимание, что данные должны быть записаны в виде простой таблицы по указанным ранее правилам.

Полностью аналогичным методом можно создать "Каталог..." - отличается от "Документа на бланке" только тем, что в итоговом документе слияния не разделяет копии разрывом страницы и не хочет сразу выводиться на принтер.

Создание наклеек и конвертов отличается больше - не нужно готовить шаблон в документе word, просто укажите в окне слияния "Создать основной документ", а потом нажмите "Настройка". Варианты размеров заранее заданы, нужно лишь выбрать подходящий, а затем появится маленькое окошко, в котором и придется готовить сам шаблон.

В заключение следует отметить, что данный механизм не претерпел каких-либо значительных изменений по сравнению с версией office95. Немного различаются лишь команды visual basic, которые генерируются разными версиями office при записи макросов, а сам интерфейс остался прежним. Поэтому, даже сидя за старой "четверкой" с windows95 и office95, Вы можете проделать все то же самое, тем более, что файлы примеров на сайте представлены именно в формате office95.


  1. НАВЫКИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ MICROSOFT EXCEL
1   ...   7   8   9   10   11   12   13   14   ...   24

Похожие:

Основ ам использования информационно-коммуникационных технологий iconПроект «Информатизация системы образования» моу «Гимназия»
Направления деятельности в области использования информационно-коммуникационных технологий
Основ ам использования информационно-коммуникационных технологий iconИспользование информационно-коммуникационных технологий в воспитательной работе
Диапазон использования икт в воспитательном процессе очень широк. Рассмотрим области применения икт на практике
Основ ам использования информационно-коммуникационных технологий iconМфц, график работы, телефон горячей линии, схема проезда, новости; 
Типовое  портальное  решение  для  мфц  на  платформе  Microsoft  использования информационно-коммуникационных технологий. 
Основ ам использования информационно-коммуникационных технологий icon«Формирование информационно коммуникационной культуры педагога»
Использование информационно – коммуникационных технологий в воспитательно-образовательном процессе, для создания единой информационной...
Основ ам использования информационно-коммуникационных технологий iconРуководство по оценке информационно- коммуникационных технологий (икт) В 
Информационно-коммуникационные  технологии  (икт)  могут  значительно  расширить  возможности  обучения  для 
Основ ам использования информационно-коммуникационных технологий iconПравительство астраханской области распоряжение
В целях формирования базы данных для мониторинга использования информационно-коммуникационных технологий в исполнительных органах...
Основ ам использования информационно-коммуникационных технологий iconИспользование информационно-коммуникационных технологий на уроках английского языка

Основ ам использования информационно-коммуникационных технологий iconМодели организации учебного процесса с использованием электронных образовательных ресурсов
Эор будем понимать описание способов построения образовательного процесса в зависимости от факторов, связанных с наличием и спецификой...
Основ ам использования информационно-коммуникационных технологий iconC углубленным изучением отдельных предметов Статья Информационно-коммуникационные технологии как средство повышения качества обучения
Сегодня уже никого не надо убеждать в необходимости и целесообразности внедрения информационно-коммуникационных технологий во все...
Основ ам использования информационно-коммуникационных технологий iconСтандарт основного общего образования по информатике и икт изучение информатики и информационно-коммуникационных технологий на ступени основного общего образования направлено на достижение следующих целей
Изучение информатики и информационно-коммуникационных технологий на ступени основного общего образования направлено на достижение...
Разместите кнопку на своём сайте:
kak.znate.ru


База данных защищена авторским правом ©kak.znate.ru 2012
обратиться к администрации
KakZnate
Главная страница